Beszerzés Támogató Rendszer
A (köz)beszerzési folyamatok teljes életciklusának lefedésére a tervezésre, igénylésre, eljárásra, szerződéskezelésre és kimutatásra is kiterjedően
A CPS rendszerének előnyei
Gyors bevezetés
Dobozos megoldás, ami a tervezéstől a számlázásig lefeledi a beszerzési folyamatot. Egyszerűen paraméterezhető és testreszabható.
Egyszerű használat
Könnyen áttekinthető digitális környezet
Rendszer által vezérelt folyamattámogatás
Jogszabályi megfelelés
Külső és belső szabályok érvényesítése
Közbeszerzési környezetnek megfelelés
Miért a CPS?
A piacon jelenleg elérhető integrált vállalatirányítási rendszerek bár számos problémára nyújtanak megoldást, azt általában nem a szervezet sajátos működéséhez igazodva, kevéssé rugalmas módon teszik. Ez a merevség kimondottan problémás tud lenni az olyan állami szervezetek számára, amelyek beszerzései részben vagy egészben a Kbt. hatálya alá tartoznak és működési folyamataikat ennek megfelelően, egy szigorúbb tervezési, bonyolítási és ellenőrzési feladatrendszer keretei között kell, hogy kialakítsák.
Ezeknek a szervezeteknek egy rugalmasan és gyorsan testreszabható, a hazai (köz)beszerzési specifikumokra specializálódott elektronikus beszerzési rendszerre van szüksége, amely egyszerre képes a szabályozás komplexitásából eredő kockázatok csökkentésére és a működési folyamatok sztenderdizálására, egyszerűsítésére.
A CPS megoldást kínál
A komplex folyamatok áttekinthetőségére
a (köz)beszerzés különböző fázisaiban felmerülő adminisztrációs és dokumentációs feladatok elvégzése, ellenőrzése, illetve vezetői jóváhagyása során
.svg)
A felmerülő hibák kiküszöbölésére
és a kockázatok minimalizálására a (köz)beszerzések előkészítése és lebonyolítása során
A (köz)beszerzési folyamatok teljes életciklusának lefedésére
a tervezésre, igénylésre, eljárás és megrendelés lefolytatására, szerződéskezelésre, teljesítésigazolás és számla kiállítására és kimutatásra is kiterjed
A CPS üzleti kihasználása
Jogszabályi megfelelőség
A CPS – Beszerzés Támogató Rendszer a legjobb beszerzési gyakorlatok és a Kbt. alapján előre elkészített folyamati és dokumentációs sablonokat biztosít, amelyek a szervezet számára belső szabályozásuknak megfelelően egyedileg testreszabhatóak.
A szoftverben létrehozott folyamatmodellek digitális környezetben lépésről lépésre vezetik a felhasználókat a (köz)beszerzési feladataik elvégzése során, biztosítva azt, hogy a beszerzési terv kezelése, az igénylések benyújtása és jóváhagyása, az eljárások és megrendelések lebonyolítása, szerződések kezelése, teljesítésigazolás és számla kiállítása egy rendszerben, egymással integrált módon valósuljon meg, biztosítva ezzel egy esetleges ellenőrzés számára is a szükséges információkat.
.svg)
Adatmenedzsment
A CPS egy könnyen áttekinthető, vezetői riportok kezelésére és vizualizálásra alkalmas beszerzést támogató rendszer, ami lehetőséget biztosít a (köz)beszerzési folyamatok során kezelt információk és adatok egységes és sztenderdizált nyilvántartására, és azok ügyekhez történő csatolására.
A CPS segítségével minden, az adott beszerzést érintő információ és adat könnyen és rövid időn belül lekérdezhető.
Lépésről lépésre
A CPS a digitális technológia által nyújtott előnyöket kiaknázva egységbe szervezi mindazokat a feladatlépéseket, adatokat, dokumentumokat, résztvevő szakterületeket, határidőket és felelősöket, amik elengedhetetlenek a különböző beszerzési folyamatok szabályszerű lebonyolításához.
A szoftver lényeges tulajdonsága, hogy rendszer által navigált módon, lépésről lépésre vezeti a felhasználót az egyes feladatvégzések során, így garantálja az egységes működést.
A munkatársak a hozzájuk tartozó feladatokról értesítést kapnak, és ezek elvégzése során csak azon információk megadásával, illetve dokumentumok csatolásával kell foglalkozniuk, amelyekért a szabályozás szerint felelősek. Ez csökkenti annak az esélyét, hogy a munkatársak nem megfelelően hajtják végre a feladatokat, ezáltal csökkennek az adminisztratív terhek, az elakadások, a helytelen értelmezésből fakadó időveszteség.
Testreszabhatóság
Egy jó és új technológia feladata nem a meglévő folyamatok összekuszálása, hanem azok támogatása, könnyítése, valamint mindezek optimalizálása.
Egy jó technológia nem feledkezik meg a már meglévő eszközökről, hanem integrálódik azokkal és egységesíti az azokból származó információt.
Arra törekszik, hogy a felhasználó ne IT problémákkal küszködjön, illetve ne a szabályzat értelmezésével és ehhez kapcsolódó tisztázó egyeztetésekkel menjen el az értékes idő, hanem kényelmesebben, a szakmai feladatára koncentrálva végezhesse a napi munkáját.
Ezt biztosítja a CPS is azáltal, hogy a széleskörű testre szabhatósága révén lehetőség van az egyedi intézményi működésnek megfelelő integrált digitális környezet kialakítására.
A CPS Főbb funkciói
Azaz hogyan teszi a CPS kényelmessé és hatékonnyá a (köz)beszerzési folyamatokat
Szabályok, egybeszámítás vizsgálat, üvegzseb
Jogszabályi követelményeknek való megfelelés biztosítása ügyfélspecifikus igények figyelembe vételével. Egybeszámítási vizsgálat elvégzését és közzétételt támogató funkciók.
Munkafolyamat támogatás
Belső eljárásrend támogatása a szabályozással összhangban, több mint 20 éves tanácsadási tapasztalatra épülő folyamatmodellek felhasználásával.
Feladatkezelés
Egyén és csoport szintű feladatkezelés előre definiált folyamatlefutás mentén, ad-hoc feladatkiosztási lehetőséggel, határidőkezeléssel és értesítésekkel támogatva.
Nyomonkövethetőség
Igények és beszerzések gyors áttekintését, a folyamatok nyomon követését és átláthatóságát biztosító felületek.
Teljeskörűség
Átfogó megoldás a beszerzések tervezése, az igénykezelés, az eljárás és megrendelés lebonyolítása, szerződések kezelése, teljesítésigazolás és számla kiállítása támogatására.
Partnermenedzsment
Partner törzsadatok központi karbantartása, egységes szállítói nyilvántartás a beszerzésekhez és a szerződésekhez.
.svg)
Dokumentum menedzsment
Sablonokra épülő dokumentummenedzsment. Kimenő és bejövő iratok kezelése, ügyhöz kötött tárolás és kereshetőség.
.svg)
Vezetői információk
Naprakész információk a beszerzések állapotáról, ügyek előre haladásról, átfutási időkről. Adatigények gyors kiszolgálása ellenőrzésekhez, jogszabályi előírások teljesítéséhez.
A CPS alkalmazhatósága
Döntéshozó
Mindig rendelkezésre állnak az aktuális információk, ez elősegíti a döntések gyors meghozatalát. A folyamatok átláthatók, elakadás esetén könnyebb a beavatkozás.
Beszerzés
Sztenderd folyamatokkal a belső eljárásrend és a jogszabályi előírások érvényesíthetők, az iterációk gyorsíthatók, számuk csökkenthető. Ez növeli a hatékonyságot.
Jog
Biztosított a jogi ellenőrzés, így a döntéseknél a szabályszerűség érvényre jut. A dokumentumok könnyen kikereshetők a különböző ellenőrzésekhez, adatszolgáltatásokhoz.
Pénzügy
A beszerzések elemezhetővé válnak, így pontosabb a pénzügyi tervezés és gazdaságosabb a működés. A termék licencelése igényekre szabott szolgáltatást tesz lehetővé.
.svg)
Szakterület
Igények indítása egyszerűbb, a beszerzések státusza nyomon követhető, az átfutási idők csökkennek. A munkatársak közreműködése tervezhető, követhető.
