Nyitott feladatok kezelése és az elvégzettek áttekintése
Jogi és ügyviteli szabályok érvényesítése, folyamatok kontrollja
Feladatokhoz határidők rendelése, értesítések küldése
Naprakész információk és statisztikák a beszerzésekről
Az iratanyag rendszerezett, visszakereshető nyilvántartása
Események és eljárási cselekmények adminisztrációja
Biztosítja a beszerzési terv rögzítését, az adott évre vonatkozó beszerzési tervsorok nyilvántartását. A betöltő funkció révén az adatok Excel-en keresztül is feltölthetőek, az év folyamán felmerülő módosítások elvégezhetők.
A modul segítségével a különböző szakterületi beszerzési igényeket egy erre a célra kialakított, egyszerű űrlapon lehet a rendszerben benyújtani. Az előre elkészített igénylési folyamat testreszabható a belső működéseknek megfelelően, így garantálva, hogy az igény ellenőrzése és jóváhagyása a szabályzatnak megfelelően történik, és mindazon személyek részvétele biztosított, akiket a szabályzat meghatároz.
Az eszköz segítséget nyújt abban, hogy a folyamat során valamennyi olyan adat és dokumentum bevitelre kerüljön, ami az adott igényléshez szükséges.
Az igények beszerzési terv adatokkal történő összekapcsolása biztosítja a tervnek megfelelő működést és a terv-tényadatok összehasonlítását.
Eljárás:
Az eljárás létrehozható jóváhagyott igényre, így nem kell annak adatait ismételten rögzíteni. Az eljáráskezelésé középpontjában is központi szerepe van az adatok és dokumentumok egységes nyilvántartásának, valamint a beszerzési folyamatok belső működési támogatásának. Az eljárási folyamatokat úgy alakítottuk ki, hogy alkalmas legyen mind a közbeszerzési eljárások lefolytatására, mind a beszerzésekre, figyelembe véve a jogszabályi előírásokat és a legjobb beszerzési gyakorlatot (best practice). A folyamatok bármely eleme a szervezeti igényekhez igazítható. Céljuk az eljárás előkészítésétől, annak eredményéig a folyamat teljeskörű életciklusának támogatása, valamint a lebonyolítási, bírálóbizottsági és döntéshozói feladatok egységes keretek között történő elvégzésének biztosítása.
Megrendelés:
A CPS segítségével lehetőség van rendelés típusú igényből, eljárásban benyújtott ajánlatból vagy szerződésből egy egyszerű űrlap segítségével megrendelést létrehozni. A megrendelések nyilvántartásán túl ezek jóváhagyási folyamatait is képes a rendszer támogatni. Az eszköz természetesen a megrendelésnél is biztosítja azt, hogy az űrlapon előtöltésre kerülnek az előzmény adatok, attól függően, hogy a megrendelés milyen módon (rendeléstípusú igényből, eljárásban benyújtott ajánlatból vagy szerződésből) kerül benyújtásra. Az előzményekkel történő összekapcsolás révén biztosított például az is, hogy a szerszerződéshez kapcsolódó rendelések esetében megtekinthetők a szerződéses keretből lehívott összegek.
A rendszer olyan kényelmi funkcióval is rendelkezik, hogy a rendelési adatokból dokumentum generálható és kiküldhető a szállító partner számára.
"A modul folyamatvezérelt módon biztosítja a szerződések megkötésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos belső ügyviteli feladatlépések végrehajtását, a kapcsolódó adat és dokumentum igények kielégítését, a belső szabályozásnak történő megfelelést. A folyamat lefutását követően a jóváhagyott szerződés adatai és dokumentumai kereshető módon megjelennek a Szerződésnyilvántartóban.
A szerződéshez kapcsolt megrendelések, teljesítés igazolások és számlák egyszerűen lekérdezhetők, amely segítséget nyújt a szerződés szakmai és pénzügyi teljesítésének nyomon követésében."
A megrendelésekhez kapcsoltan könnyen létrehozhatók a teljesítés igazolások, és a megrendeléshez hasonlóan jóváhagyási folyamatokat lehet hozzájuk társítani. Teljesítés igazolás létrehozásakor a rendszer itt is segítséget nyújt olyan formában, hogy előtöltésre kerülnek azon megrendelés adatai, amelyre a teljesítés igazolást a felhasználó létre szeretné hozni.
A teljesítés igazolás adatokból dokumentum generálható és kiküldhető a szállító partner számára. A szerződés előzménnyel rendelkező teljesítés igazolások (a megrendeléssel egyező módon) egyszerűen lekérdezhetők a szerződéseken, mutatva, hogy hol tart a teljesítési folyamat.
A modul segítségével rendeléshez vagy teljesítés igazoláshoz kapcsoltan rögzíteni lehet a számla információkat a rendszerben, természetesen az előzményi adatok ilyenkor is előtöltésre kerülnek. A számla esetében is lehetőség van jóváhagyási folyamat definiálására.
A szerződés előzménnyel rendelkező számlák (a megrendeléssel és a teljesítés igazolással egyező módon) egyszerűen lekérdezhetők a szerződéseken, mutatva, hogy hol tart a szerződés pénzügyi teljesítésie.
A modul célja a beszerzési adatok vizualizálása, gyors áttekintés nyújtása a beszerzések állapotáról és főbb mutatóiról, a tervhez viszonyított tényadatok megjelenítése az igények, az eljárások és a szerződések szintjén.
Segítségével kimutathatók az átlagos átfutási idők, ezek összehasonlíthatók optimális átfutási időkkel vagy korábbi időszakokkal, láthatóvá tehetők a szűk keresztmetszetek az egyes folyamatokban, illetve vezetői döntések támogathatók.
A pénzügyi terület számára tervezhetőbbé válnak a kötelezettségvállalások, ezek várható időbeli felmerülése, és a maradványok tervezése. Az adatok szakterületi, beszerzési kategória szerinti vagy beszerzőre vetített bontásai további hasznos információkkal járulhatnak hozzá az időközi jelentésekhez és a következő időszak tervezéséhez.
A CPS beszerzés támogató rendszer része egy olyan Ajánlattevő portál felület, amely képes kiváltani a nem közbeszerzés típusú eljárásokban mind a hagyományos papír alapú, mind pedig az elektronikus levelezésen alapuló ajánlat benyújtást, valamint az ajánlattevőkkel folytatott – gyakran nehezen visszakövethető – kommunikációt.
A portál lehetőséget biztosít ezekben az eljárásokban az ajánlattevők meghívására, részükre a szükséges dokumentumok megküldésére, illetve elérhetővé tételére, valamint az eljárás zárt rendszerben történő teljeskörű lebonyolítására. Ennek során az ajánlattevők megadhatják mindazon adatokat, amelyeket a kiíró az ajánlatkérés során meghatározott, csatolhatják az előírt dokumentumokat és a határidőig beadhatják ajánlatukat. Az eljárással kapcsolatos valamennyi kommunikáció a rendszerben biztosított, az ajánlatkérési és ajánlat beadási folyamat így teljes mértékben nyomon követhető.
A rendszer segítségével a beszerzési folyamathoz tartozó ajánlatok, illetve egyéb ajánlattevői dokumentumok visszakereshetők és könnyen áttekinthetők a strukturált nyilvántartásnak köszönhetően.
